OrgChart - Kundenberichte

Kundenbericht zu Orgchart

Bei der Magirus-Gruppe wird seit Mitte 2005 die Software OrgChart der Firma PDW Software zur vollautomatischen Erstellung von Organigrammen der deutschen Firmen eingesetzt, seit Mitte 2006 auch international konzernweit.

Zuvor wurden die Organigramme von den einzelnen Abteilungen/Firmen erstellt. Diese waren einerseits häufig vollkommen veraltet, da niemand die Zeit hatte, sie wirklich aktuell zu halten, andererseits war kein einheitliches Layout gegeben.

Durch die Einführung eines Mitarbeiterportals im Rahmen der Personalsoftware Loga wurde die Anlage eines hierarchischen Stellenplanes notwendig. Angesichts der nun bereits vorliegenden Grundstruktur stellte sich die Frage, ob man diese auch zu Generierung von Organigrammen nutzen könne. OrgChart konnte aufgrund seiner vielen Konfigurationsmöglichkeiten schnell überzeugen.

OrgChart liest die Organisationsstruktur aus Loga Persinf aus und erstellt tagesaktuell die Organigramme. Diese werden dann im PDF- oder PPT-Format im Intranet abgebildet, so dass konzernweiter Zugriff gegeben ist. Review-Vorbereitungen, Planung etc. werden somit deutlich vereinfacht. Durch das einheitliche Layout können die Organigramme in sämtlichen Präsentationen, auch externen, eingesetzt werden.

Die beiden Darstellungsarten Tapete und Mehrere Seiten gewährleisten, dass auch verschachtelte Strukturen korrekt abgebildet werden können. Beide Darstellungen können in PDF, MS Powerpoint und Visio ausgegeben werden. Bei der Magirus-Gruppe wird hauptsächlich die Mehrere-Seiten-Darstellung genutzt. Oft wird nur die Management-Ebene benötigt, wobei jederzeit auch in die Tiefe verzweigt werden kann.

Die Konfigurationsmöglichkeiten wie z.B. Subtypen-Vergabe, unterschiedliche Symbole je Subtyp, ein- oder mehrseitiger Darstellung, rekursiven Funktionen z.B. zur Stellenbesetzungsabfrage und Zuweisung von Vorlagen gemäß Corporate Identity lassen kaum Wünsche offen.

Eine besondere Arbeitserleichterung ist die zusätzliche Multigramm-Funktion, welche es möglich macht, in einem Arbeitsgang mehrere verschieden konfigurierte Darstellungen zu erstellen. So können z.B. einer Firma für verschiedene Abteilungen unterschiedliche Konfigurationen und/oder Vorlagen zugeordnet werden, die dennoch über die Hauptebene verknüpft sind.

Die generelle Zusammenarbeit mit PDW gestaltet sich zudem äußerst effektiv, da firmenspezifische Anforderungen (z.B. automatische Subtypenvergabe anhand von Stellenbezeichnungen, automatische Zusammenfassung von Personen mit gleicher Stellenbezeichnung etc.) in kürzester Zeit unbürokratisch implementiert werden.

Magirus International GmbH
Stuttgart, Dezember 2006

OrgChart als wichtige Ergänzung zum LOGA Stellenplan

Seit September 2003 läuft bei der Panasonic Marketing Europe GmbH die HR Software LOGA der Personal & Informatik AG. Neben der Entgeltabrechnung werden die Module Bewerberverwaltung, Seminarverwaltung, Personalkostenplanung und der Stellenplan eingesetzt.

Letzterer dient dazu, die zahllosen Organisationsveränderungen als Reaktion auf Änderungen im Produktportfolio und bei den Absatzmärkten jederzeit auch rückwirkend nachvollziehen zu können und per Schnittstelle die Daten der IT zur Verfügung zu stellen, um die IT Zugriffsrechte der Mitarbeiter stets aktuell zu halten.

Schnell wurde jedoch klar, dass über die Standardschnittstelle zu OrgChart die bisher mühselig jeden Monat in Visio zu aktualisierenden Organigramme ohne zusätzlichen Aufwand erstellt werden können. Dementsprechend lohnenswert war die Investition in OrgChart.

Seit 2005 ist daher OrgChart regelmäßig im Einsatz, um aktuelle Organigramme als Basis für anstehende Organisationsänderungen zu erstellen, den Headcount in den jeweiligen Bereichen zu überwachen oder − mit Foto versehen − problemlos den richtigen Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens zu finden.

Zusätzlich hilft OrgChart bei der Erstellung von Zeugnisse, insbesondere von Führungskräften, wenn es darum geht, den Einsatzbereich und die Verantwortlichkeiten auch rückwirkend darzustellen. Ein weiterer Nutzen von OrgChart besteht darin, in Gesprächen mit externen Personen wie zum Beispiel Bewerbern oder Dienstleistern die Organisationsstruktur transparent zu machen.

Neben den zahlreichen Standardfeldern, die von LOGA bereits übergeben wurden, wurden auf Anforderung von Panasonic zusätzliche Felder in die Standardschnittstelle übernommen, die nunmehr auch allen anderen Kunden zur Verfügung stehen.

Um verschiedene Personengruppen wie z. B. Zeitarbeitskräfte, Mitarbeiter in Altersteilzeit, studentische Aushilfe oder Expatriats im Organigramm besonders darzustellen, werden die so genannten Subtypen von OrgChart in Kombination mit einem Panasonic spezifischem Feature genutzt. Dabei werden nach dem Import der Daten aus LOGA in OrgChart die verschiedensten Felder abgeprüft und die Personen anschließend den vordefinierten Subtypen zugeordnet.

Somit sind heute alle Mitarbeiter im Personalbereich jederzeit in der Lage ohne großen Aufwand oder spezielle Programmkentnisse ein aktuelles und optisch ansprechendes Organigramm für jede Organisationseinheit im Hause Panasonic zu erstellen. Die Ausgabe erfolgt dabei standardmäßig als PDF Datei, die sich einfach online verteilen lässt und ohne kostenpflichtige Programme auf jedem Rechner darstellbar ist.

Die Unterstützung beim Einsatz von OrgChart durch PDW läuft immer reibungslos: Von der Erstinstallation über Schulungen, die regelmäßig online zur Verfügung gestellten Programmupdates bis hin zu der Umsetzung der firmenspezifischen Wünsche stehen die kompetenten Ansprechpartner kurzfristig mit Rat und Tat zur Seite.

OrgChart im Hause MAZDA

Bis vor vier Jahren erstellte MAZDA Organigramme noch mühselig mit MICROSOFT EXCEL, was nicht nur ein enormer Arbeitsaufwand hinsichtlich der Aktualisierung bedeutete, sondern auch zu unterschiedlichsten Darstellungsformen führte. Daher suchte MAZDA nach einer Lösung, die Organigrammerstellung komfortabler, einheitlicher und fehlerfrei zu gestalten. Genau aus diesen Gründen entschied sich MAZDA für OrgChart.

Im Januar 2004 begann die Umstellung auf die automatisierte Organigrammerstellung per OrgChart. Da der LOGA-Stellenplan bereits gepflegt zur Verfügung stand, konnte die Umstellung vergleichsweise schnell und komfortabel erfolgen. Besonders die Ausgabemöglichkeiten durch Unterstützung von Programmen wie VISIO, PDF und POWERPOINT werden sehr geschätzt und dementsprechend intensiv genutzt.

OrgChart ist eine sehr leistungsstarke, extrem schnelle und anwenderfreundliche Software, die besondere Ein/Ausgabewege, Darstellungsoptionen, Filterkriterien wie Sortierungen durch die Benutzer entweder bereits zur Verfügung stellt, oder als Sonderwünsche schnell und kostengünstig entwickelt und der vorhandenen Programmstruktur anpasst. Bei MAZDA bestand beispielsweise der Wunsch nach einer besonderen Explorerdarstellung. Da diese Erweiterung danach in das allgemeine Programm integriert wurde, erfolgte sie kostenfrei.

Ist OrgChart erst einmal mit allen firmenspezifischen Funktionen ausgestattet, können Auswertungen einzeln oder auch in Kombination mit bereits vorhandenen Ergebnissen problemlos gestartet werden. MAZDA bevorzugt die Datenausgabe in Form einer „Tapete", was - unabhängig von der Datenmenge - eine besonders tiefe und übersichtliche Darstellung der gewünschten Informationen ermöglicht.

Dabei kann die Ansicht gleicher Auswertungen für unterschiedliche Anwender im Haus auch vielfältig optisch gestaltet und somit auf verschiedene Verwendungszwecke abgestimmt werden.

Besonders hervorzuheben ist die Flexibilität von OrgChart, die ein problemloses Eingehen auch auf sehr individuelle Wünsche ermöglicht, was wiederum zu einer sehr hohen Kundenzufriedenheit führt.

„Mittlerweile ist der Einsatz von OrgChart bei MAZDA nicht mehr wegzudenken" bestätigt Helmut Teitscheid, der als Supervisor HR Systems & Policies OrgChart für die tägliche Arbeit nutzt, „und auch die positiven Reaktionen von Vorgesetzten und Mitarbeitern auf die schnelle und benutzerfreundliche Ausgabe haben uns in der Entscheidung für OrgChart bestärkt."

OrgChart das Programm der schnellen Organigramme

Bei der DHL Express Betriebs GmbH wird zur Erstellung der Organigramme seit 2001 die Sofware OrgChart der Firma PDW eingesetzt.

Ausgehend von den unzureichenden Darstellungsmöglichkeiten der Organigramme in der Standardlösung SAP / OM wurde eine Lösung gesucht, die ohne großen manuellen Aufwand die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Anspruchsgruppen umsetzen kann.

OrgChart liest die Organisationsstruktur aus SAP / OM aus und erstellt tagesaktuell die Organigramme. Alle personellen Änderungen werden stichtaggenau angezeigt, so dass mit Hilfe dieses Tools auch die Überwachung der Personalbudgeteinhaltung deutlich vereinfacht wird.

Bei Besprechungen liegen immer die aktuellsten Daten vor, die in verschiedenen Konfigurations- und Darstellungsmöglichkeiten angeboten werden. So werden bei der DHL Express Betriebs GmbH genau definiert, welche Hierarchie-Ebenen mit welchen Organisationseinheiten im Organigramm dargestellt werden. Es werden die Planstellenbezeichnung sowie Vor.- und Zuname abgebildet, weiterhin werden die Arbeitszeit sowie die Befristungen oder die Austrittsdaten angezeigt.

Aber die Möglichkeiten sind noch lange nicht erschöpft. Das Programm ist so flexibel, dass es alle Daten, die im Personalstammsatz zur Verfügung stehen, in verschiedensten Darstellungsmöglichkeiten abbilden kann. So können bei unserem Unternehmen Organigramme mit folgenden Inhalten erstellt werden:

• Geburtstage
• Vor.- und Nachname
• Arbeitszeit
• Anschriften
• Telefonnummern
• Ein.- bzw. Austrittsdaten
• Stellenstruktur
• Organisationseinheiten

Der Anwender kann sich durch die Eingabe eines Stichtages genau die zum jeweils eingestellten Zeitpunkt aktuelle Organigrammstruktur anzeigen und dann im gewünschten Format ausgeben lassen. Es bestehen Ausgabemöglichkeiten in Microsoft Power Point, Visio und PDF.

Bei der DHL Express Betriebs GmbH werden die Organigramme fast ausschließlich in Visio erstellt. Es gibt die Möglichkeit des Tapetenformats; d.h. die Struktur z.B. einer Niederlassung befindet sich in hierarchischer Form auf einer Seite.

OrgChart ist ein Tool, das eine schnelle und aktuelle Darstellung der Unternehmensstruktur gewährleistet, so dass alle Unternehmensbereiche stets auf dem gleichen Stand sind.